Tout savoir sur le Shadow IT pour l’encadrer de manière optimale

Pendant des années, le Shadow IT a été considéré comme un risque de sécurité et de conformité des données. Cependant, de nombreuses entreprises visualisent désormais son avantage stratégique.

Alors que les sociétés consacrent en moyenne 40% de leur financement informatique à la technologie cloud, de nombreux responsables IT se sont posés la question suivante : Existe-t-il un moyen de maintenir la sûreté tout en augmentant la flexibilité ? La réponse ? La mise en œuvre d’une politique efficace de Shadow IT peut aider votre département informatique, votre DSI (Directeur du Système d’Information) et votre firme à atteindre ces objectifs.

Voici tout ce que vous devez savoir sur le phénomène de Shadow IT : sa définition, ses risques, son utilisation stratégique actuelle et donc ses avantages.

Qu’est-ce que le Shadow IT ?

Le Shadow IT fait référence aux programmes, logiciels, projets et/ou systèmes utilisés sans l’accord des départements informatiques et sécurité.

Les employés ont désormais accès à de nombreuses applications SaaS de pointe qui les aident à faire leur travail de manière productive et optimale. Ils n’hésiteront d’ailleurs pas à acquérir des apps qu’ils jugent utiles et qui leur permettront d’accomplir certaines tâches plus facilement.

Ces apps peuvent se révéler vraiment utiles et être inoffensives mais elles peuvent augmenter les risques de sécurité de votre organisation. Or, l’aspect sécuritaire est aujourd’hui une priorité absolue, en particulier dans les entreprises qui hébergent ou traitent des data personnelles et sensibles.

L’essor des apps SaaS, de l’intégration cloud, l’accessibilité facilitée et la gratuité des applications au cours des dernières années perpétue la pratique Shadow IT qui peut devenir très néfaste si elle ne se fait pas sous contrôle.

Les trois plus grands dangers liés au Shadow IT

Bien que personne ne veuille empêcher les travailleurs d’utiliser les meilleurs outils pour réaliser leurs tâches, le shadow IT peut nuire à la sécurité de vos données et présenter des risques élevés à plusieurs niveaux.

1.   Partage de fichiers

Le partage de fichiers est une pratique courante sui rend les firmes vulnérables de plusieurs manières.

Tout d’abord, il ouvre la porte à l’exfiltration de données et peut devenir très dangereux si un logiciel malveillant effectue un transfert de data non autorisé. Les données sensibles peuvent être captées, détruites, divulguées et même vendues.

Les outils de partage de documents permettent également aux utilisateurs de surpasser les limites normales d’envoi de pièces jointes. Les individus malintentionnés pourraient télécharger et stocker d’énormes quantités de data d’entreprise. Même les utilisateurs métiers de bonne volonté peuvent envoyer des liens de partage de document par e-mail sans se rendre compte que les données contenues dans ces fichiers sont de ce fait exposées à des dangers.

2.   Intégration logicielle

Des violations de données peuvent se produire si une partie de l’intégration et de l’infrastructure n’est pas faite avec une iPaas et est potentiellement soumise au Shadow IT.

Cela devient encore plus risqué si l’utilisateur n’effectue pas les mises à jour logicielles nécessaires. Parfois, les individus peuvent même ne pas savoir comment effectuer une telle mise à jour de leurs outils de travail.

Lorsque les services et le DSI mettent à niveau un système intégré, une application inconnue peut devenir le point d’entrée à l’ensemble des bases de données de l’entreprise. Ce type de violation peut entraîner des temps d’arrêts importants et causer un gigantesque tort à la société et à ses dirigeant.

3.   Déploiements d’applications d’entreprise

A mesure que de plus en plus de solutions cloud émergent, le DSI se penche davantage sur la gestion des changements et la mise à niveau des versions pour faire évoluer l’écosystème logiciel.

Les déploiements d’applications internes sont étroitement surveillés et des tests ont lieu avant et après le versioning pour protéger l’entreprise de perturbations importantes.

Cependant, les logiciels non autorisés ne sont pas soumis à cette procédure rigoureuse. Les mises à niveau et les nouvelles versions de produits ne sont pas réalisées par les départements informatiques puisque les outils sont inconnus. Ceci peut être destructeur pour les processus et applications existants et donc causer d’importants dommages à l’organisation.

Principaux avantages du Shadow IT

Même si le Shadow IT comporte d’importants risques, il n’est pas entièrement mauvais. Les employés qui gèrent leurs propres applications ou projet en dehors du cercle défini sont probablement motivés par le désir d’améliorer leur productivité. Les applications SaaS de qualité sont aujourd’hui très répandues et beaucoup sont sécurisées et très utiles. Voici une liste des 3 avantages principaux du Shadow IT.

Amélioration de la satisfaction et de la rétention des employés

Donner à l’utilisateur finale le pouvoir de choisir des outils de travail qui vont lui permettre d’être efficace va augmenter son engagement dans la firme. Permettre aux gens de donner leur avis sur les nouveaux logiciels augmente également l’adoption. De cette manière, le shadow IT peut aider à préserver les meilleurs talents.

Réduction de la charge de travail informatique

La plupart des pôles informatiques sont déjà débordés de tickets d’assistance. Le Shadow IT peut contribuer à alléger cette charge et ainsi permettre aux informaticiens de travailler sur des projets plus complexes et qui offrent une plus grande valeur au niveau commercial.

Gain de temps et d’énergie pour le personnel

Plutôt que de passer par une procédure de demande d’acquisition d’outil complexe et chronophage, le Shadow IT permet à un employé de configurer lui-même une app et de l’utiliser immédiatement. Cela lui fait ainsi économiser du temps et améliore sa productivité instantanément.

Apprendre à gérer le Shadow IT : 3 stratégies efficaces

Chaque organisation a mis en œuvre sa propre méthode pour gérer le Shadow IT en fonction de sa structure et sa culture d’entreprise. Les politiques de management de cette pratique peuvent donc aller de vagues directives à un verrouillage strict. Voici les 3 types de management Shadow IT.

Renforcer la sécurité

Certaines sociétés ont fait le choix de fermer complètement l’accès à des applications tierces à l’aide de pare-feu ou de logiciels de sécurité.

Il existe plusieurs dispositifs sur le marché informatique qui peuvent aide les équipes IT à arrêter ou mieux gérer le shadow IT. Ces outils surveillent l’utilisation d’app cloud au sein de l’entreprise. Concrètement, ce type d’application fournit au service informatique le nom des solutions cloud utilisées par les salariés et signalent les potentiels risques de sécurité qui en découlent. Certaines vont même jusqu’à empêcher totalement le Shadow IT.

Le département IT peut tirer parti de ces logiciels pour renforcer la data security et celle des systèmes. Cependant, restreindre le personnel vis-à-vis de solutions professionnelles peut les amener à chercher des applications qui ne sont pas captées par ces apps de détection, ce qui peut mettre l’organisation en grand danger.

Pratiquer la clémence

Lorsque les utilisateurs choisissent des solutions pour améliorer leur productivité, ils sont davantage investis, plus efficaces et plus épanouis dans leur travail. Aussi, une politique Shadow IT clémente permet aux informaticiens de se concentrer sur d’autres tâches plus productives.

Cette politique ne résout par contre pas les risques de sécurité potentiels liés à ce phénomène. Il est donc essentiel de mettre en place d’autres processus pour renforcer la sécurité et l’intégrité de la donnée comme le cryptage ou une limitation de l’accès aux data sensibles.

Il est possible aussi de créer des guides de bonnes pratiques pour aider le personnel à utiliser au mieux les outils et à sécuriser leurs postes informatiques.

Faire des compromis

En prenant en compte les usages et pratiques des équipes, les organisations peuvent créer des protocoles Shadow IT :

1. Créer une méthode de demande d’outil ou fonctionnalité simple. Cela légitime la parole des individus et aide le DSI à prendre des décisions rapides
2. Publier chaque année une liste d’apps approuvées pour permettre aux collaborateurs de choisir la solution adéquate parmi une liste prédéfinie et validée par les experts en informatique.

Construire une politique optimale Shadow IT en 3 étapes

Voici comment créer un protocole de management du Shadow IT pour laisser une certaine autonomie aux travailleurs tout en minimisant les dangers et les coûts.

1.   Convenir d’un niveau de risque

Les membres des équipes informatiques et commerciales doivent se réunir pour parler des risques et des avantages liés au Shadow IT et ainsi trouver le meilleur compromis. La société a-t-elle une position plutôt autoritaire ou clémente ?

Peu importe les éventuelles divergences sur le niveau de risque acceptable au départ, les collaborateurs doivent aboutir à une politique universellement acceptée qui va s’appliquer à l’ensemble du personnel.

2.   Mettre en place une procédure d’achat informatique

Élaborer un protocole de proposition et d’acceptation de solutions IT tierces est crucial.

Il faut encourager les collaborateurs à démontrer l’utilité des nouvelles technologies dans leur travail pour que l’établissement s’équipe d’applications efficaces et de manière durable. Le processus d’approvisionnement doit être clairement énoncé et diffusé en interne, quelle que soit le degré de Shadow IT acceptable.

Aussi, le service informatique peut définir des niveaux d’accès appropriés à chaque poste et ainsi que des règles de maintenance et de mise à niveau.

3.   Éduquer les utilisateurs métiers

Les collaborateurs doivent se sentir entendus et compris lorsqu’une politique interne est adoptée. Le dialogue entre les différents pôles est primordial.

Aussi, les employés peuvent ne pas se rendre compte des différents dangers liés à l’installation de logiciels tiers ou des éventuels problèmes de compatibilité de systèmes. Votre équipe informatique doit absolument sensibiliser les salariés sur ces sujets et donner des exemples de pratiques acceptées et interdites.

S’équiper d’un bon outil de gestion du Shadow IT

Le Shadow IT peut réellement mettre en péril une organisation s’il n’est pas encadré.

Il existe aujourd’hui des outils basés sur le cloud possédant la capacité de s’intégrer à plusieurs infrastructures et qui offrent aux sociétés une solution pour trouver l’équilibre entre risques et avantages du Shadow IT.

En effet, les problèmes soulevés par cette pratique peuvent être considérablement atténués par des solutions qui intègrent :

• L’automatisation de la afin de garantir la réception de data nettoyées et conformes avant qu’elles n’entrent dans vos pipelines
• La gouvernance des données pour garantir la fiabilité des data et une disponibilité pour tous les users qui en ont besoin

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